Projectleider HR-systemen & HR Key User Team - AFAS
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden
Aanvraagnummer
33329
Duur
6 maanden
Opties verlenging
3 maal 3 maand(en)
Uren per week
16 uur
DAS opdracht
Nee
Start
Zo spoedig mogelijk
Opleidingsniveau
HBO
Regio
Gelderland
Einde inschrijfdatum
2 november 2026
agenda
Eindtijd
09:00 uur
Reageer op deze opdracht
Stel een vraag
Organisatie
VGGM
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, Crisisbeheersing/GHOR en Veilig Thuis in Gelderland-Midden en staan klaar voor de ruim 725.000 inwoners uit 15 gemeenten.
**Over de opdracht**
VGGM heeft AFAS geïmplementeerd en is live met onder andere de HR-processen. De komende periode staat in het teken van verdere optimalisatie, adoptie, borging en eigenaarschap. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op de doorontwikkeling van AFAS, maar ook op het versterken van de HR-organisatie als eigenaar van de dienstverlening.
Om deze volgende fase te realiseren zoeken wij een ervaren projectleider die regie voert op zowel de verdere AFAS HR (door)ontwikkeling als op de inrichting en ontwikkeling van een HR Key User-team.
De opdracht richt zich op het verbinden van HR-processen, gebruikerswensen, systeemontwikkeling en beheer. De projectleider zorgt voor duidelijke prioritering & analyse, een effectieve samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorziening en Product Owner AFAS. En draagt bij aan een duurzame inrichting van eigenaarschap binnen de organisatie.
Resultaatgebied 1. Doorontwikkeling AFAS
De HR-processen binnen AFAS zijn verder geoptimaliseerd en gestandaardiseerd, waarbij de belangrijkste verbeterinitiatieven zijn gerealiseerd en de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en ondersteunende systemen is versterkt.
De projectleider:ert wijzigingsverzoeken, verbeterinitiatieven en nieuwe functionaliteiten;
Richt een werkwijze in voor analyse, beheer, ontwikkeling en besluitvorming;
Bewaakt de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en systemen;
Coördineert de samenwerking met andere teams waar nodig;
Zorgt voor een gedragen roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS HR & payroll.
Resultaatgebied 2. Inrichting en borging HR Key User-team
Binnen zes maanden is een HR Key User-team ingericht, operationeel en geborgd binnen de HR-organisatie. Het team beschikt over heldere rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen en kan onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer zelfstandig sturing geven aan gebruikersvragen, systeemverbeteringen, acceptatietesten en kennisdeling rondom AFAS HR & Payroll.
De projectleider
Ontwikkelt het HR Key User-team naar een hoger niveau;
Definieert rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling;
Ontwikkelt werkwijzen voor wijzigingsbeheer, testen, gebruikersondersteuning en kennisdeling;
Coacht en begeleidt HR key users in hun rol;
Versterkt kennis, eigenaarschap en zelfredzaamheid binnen de HR-organisatie;
Borgt de continuïteit van het team binnen de lijnorganisatie.
Resultaatgebied 3. Beheersbaar ontwikkelportfolio en governance
De bestaande ontwikkelachterstand en verbeterportefeuille zijn geanalyseerd, geprioriteerd en teruggebracht tot een beheersbare omvang. Er is een werkende governancestructuur ingericht waarin besluitvorming, prioritering en eigenaarschap eenduidig zijn belegd.
De projectleider
Analyseert alle openstaande verbeter-, wijzigings- en ontwikkelverzoeken;
Brengt structuur aan in de bestaande ontwikkelportefeuille;
Stelt een gedragen prioriteringsmethodiek op;
Realiseert quick wins en helpt achterstanden terug te dringen;
Richt besluitvorming en overlegstructuren in;
Ontwikkelt een roadmap voor de resterende ontwikkelopgaven;
Zorgt ervoor dat nieuwe ontwikkelverzoeken structureel worden beoordeeld en gepland.
Resultaatgebied 4. Verander- en adoptiebegeleiding
De HR-organisatie is voorbereid op de volgende fase van eigenaarschap en ontwikkeling van AFAS HR & Payroll.
De projectleider
Ondersteunt HR-medewerkers bij de verdere adoptie van AFAS;
Bevordert kennisdeling en samenwerking tussen betrokken stakeholders;
Zorgt voor heldere communicatie over wijzigingen en ontwikkelingen;
Draagt bij aan een cultuur van continu verbeteren binnen HR;
Versterkt de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorzieining en Product Owner AFAS.
**Dit ga je doen**
Opdrachtsucces
De opdracht is succesvol afgerond wanneer de volgende resultaten zijn gerealiseerd:
Er staat een duurzaam ingericht en operationeel HR Key User-team dat zelfstandig functioneert onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer;
Rollen, verantwoordelijkheden, werkwijzen en overlegstructuren van het HR Key User-team zijn beschreven, geïmplementeerd en geborgd binnen de HR-organisatie;
Key users beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om hun rol zelfstandig uit te voeren en fungeren als eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen, verbeterinitiatieven en systeemontwikkelingen binnen het HR-domein;
De huidige ontwikkelachterstand binnen AFAS is geïnventariseerd, geprioriteerd en substantieel teruggebracht;
Het resterende portfolio van ontwikkelverzoeken, wijzigingsverzoeken en optimalisaties is teruggebracht tot een beheersbare omvang die past binnen de reguliere beheer- en ontwikkelcapaciteit van de organisatie;
Er is een gedragen prioriteringsmethodiek ingericht waarmee nieuwe wensen en ontwikkelingen structureel kunnen worden afgewogen en gepland;
Er ligt een roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS en de digitale HR-dienstverlening, inclusief eigenaarschap, besluitvorming en planning.
De governance rondom HR-systeemontwikkeling, waaronder de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, IV, productowner AFSA en proceseigenaren, is ingericht en wordt actief toegepast.
**Dit neem je mee**
Gezocht profiel
Wij zoeken een ervaren projectleider of programmamanager die organisaties helpt de stap te zetten van implementatie naar eigenaarschap en continue ontwikkeling.
De kandidaat beschikt over
Ruime werkervaring met AFAS binnen complexe en/of (semi)overheidsorganisaties.
Aantoonbare werkervaring met de doorontwikkeling van HR-systemen na implementatie.
WerkErvaring met het opzetten en ontwikkelen van key user-netwerken of gebruikersorganisaties.
WerkErvaring met HR-processen en digitale HR-dienstverlening.
WerkErvaring met stakeholdermanagement op tactisch en strategisch niveau.
Het Vermogen om zowel strategisch richting te geven als pragmatisch resultaten te realiseren.
Vereisten / knock-outcriteria
Aantoonbare Afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelornivea;
Beschikbaar voor gemiddeld 16 uur per week gedurende de gehele opdracht;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS-implementaties en/of doorontwikkeling van AFAS;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een projectleidersrol binnen HR-systemen;
Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen of begeleiden van een key user-organisatie of gebruikersnetwerk;
Aantoonbare werkervaring binnen een publieke of non-profit organisatie.
Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
Aantoonbare werkervaring met optimalisatie en doorontwikkeling van AFAS na livegang (25 punten);
Aantoonbare ervaring met inrichting, coaching en professionalisering van key users of super users (25 punten);
Aantoonbare ervaring met digitalisering en optimalisatie van HR-processen (20 punten);
Aantoonbare ervaring met inrichting van governance, besluitvorming en samenwerking tussen business, beheer en leveranciers(20 punten);
Persoonlijke motivatie waarin de kandidaat beschrijft hoe hij/zij eigenaarschap, adoptie en duurzame borging van HR-systemen realiseert (10 punten).
Competenties
Verbindend leiderschap
Organisatiesensitiviteit
Stakeholdermanagement
Coaching en ontwikkelen van medewerkers
Resultaatgerichtheid
Veranderkracht
Analytisch vermogen
Oordeelsvorming
Organiseren en prioriteren
Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
Samenwerken
Initiatief en eigenaarschap
Benodigd aantal professionals
1.
Beoordeling
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen.
In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien VGGM zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.
Indien VGGM van mening is dat de kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningscriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal VGGM de kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht. In dat geval heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een andere kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen.
Ook bij het afzeggen van het interview door de kandidaat heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een volgende kandidaat uit te nodigen. VGGM heeft tevens de mogelijkheid, indien uit de interviews geen geschikte kandidaat naar voren komt, om de volgende kandidaat op de rangorde uit te nodigen voor een interview.
De interviews worden uitgevoerd door medewerkers van VGGM. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de opdracht. Indien in de opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.
De kandidaat die na de interviewfase de best scorende is, komt daarmee in aanmerking voor de opdracht. Alle overige deelnemende partijen in de offerteprocedure worden geïnformeerd over de gunningsbeslissing/status. Deze terugkoppeling op de offerte wordt bekend gemaakt in de applicatie.
**Zo werkt het**
Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
de opdrachtgever beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.
Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie van Alles inzien offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
de opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.
De Alles inzien kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
De opdrachtgever kan de opdrachtgever verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de Alles inzien best scorende kandidaten daadw